Automatisation de la salle de courrier

Réduire le temps de traitement, améliorer la relation client

Externalisation des processus d'affaires

Partagez des informations sur votre marque avec vos clients. Décrivez un produit, faites des annonces ou accueillez vos clients dans votre magasin.

Avantages

La numérisation d'une salle de courrier offre de nombreux avantages, notamment un traitement du courrier plus rapide et plus efficace, une réduction des coûts, une précision accrue, une sécurité et une conformité renforcées, ainsi qu'une meilleure accessibilité pour les employés. En automatisant les tâches et en éliminant le traitement manuel des documents physiques, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations, réduire les erreurs et améliorer le service client.

Approche progressive de la numérisation

Étape 1

Nous collectons votre courrier dans vos locaux selon un planning fixe, en fonction de son achalandage. Digitizer peut également s'intégrer à votre entreprise de messagerie ou à votre boîte postale pour réceptionner votre courrier en votre nom.

Étape 2

Le centre de numérisation de Digitizer numérise ensuite les courriers grâce à la technologie OCR, ainsi que toutes les pièces jointes, les fichiers intégrés et les enveloppes. La version électronique des courriers est téléchargée vers le système de gestion électronique des données (GED) de Digitizer, situé dans le centre d'automatisation de la salle de courrier.

Étape 3

Les EDM acheminent automatiquement la version électronique des courriers vers leur destinataire de manière hautement sécurisée. Ce dernier peut consulter et accepter le courrier ou le transférer à un autre utilisateur des EDM. L'utilisateur peut lier la version électronique des courriers à ses précédents courriers ou créer un dossier pour copier tous les courriers associés et y travailler. La version électronique des courriers peut être intégrée à n'importe quel système.

Étape 4

L'utilisateur peut demander des copies papier du courrier ou de l'une des pièces jointes au numériseur via le système EDM.

Principaux livrables

Rendre consultable
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Accès mondial 24h/24 et 7j/7
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Créer une relation
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Coûts de main-d'œuvre réduits
L’automatisation réduit le besoin de tri et de traitement manuels, libérant ainsi le personnel pour d’autres tâches et réduisant potentiellement les coûts de main-d’œuvre.
Coûts de stockage réduits
Les documents numériques éliminent le besoin d’un stockage physique étendu, ce qui permet d’économiser de l’espace de stockage et des coûts associés.
Service client amélioré :
Un traitement du courrier plus rapide et plus fiable peut conduire à un meilleur service client et à une meilleure satisfaction.